Pano teklifi nasıl hazırlanır?

Teklifte bulunması gerekenler

Eksik teklif, iş alındıktan sonra tartışma çıkarır. Aşağıdaki başlıklar belgede açıkça yazmalıdır:

• Belge bilgisi: teklif numarası, tarih, geçerlilik süresi.
• Taraflar: firma ve müşteri bilgileri, ilgili kişi.
• İş tanımı: pano tipi, adedi, akım değeri, koruma sınıfı, montaj yeri.
• Malzeme listesi: marka, ürün kodu, açıklama, miktar, birim ve tutar.
• İşçilik: ayrı satır olarak ya da fiyata dâhil olduğu belirtilerek.
• Ticari şartlar: para birimi ve kur tarihi, ödeme şekli, teslim süresi, teslim yeri, garanti süresi, vergi durumu.
• Fiyata dâhil olmayanlar: nakliye, montaj, devreye alma, proje onayı gibi kalemler dâhil değilse açıkça yazılmalıdır.

Adım adım hazırlama

1. Müşteri ve belge bilgisi Müşteri seçilir ya da yeni kayıt açılır. Belge numarası, tarih ve geçerlilik süresi belirlenir. Aynı müşterinin geçmiş teklifleri bu aşamada görülebiliyorsa, verilen son fiyatla tutarlılık sağlanır.
2. Ticari şartlar Para birimi, teslim süresi, ödeme şekli, garanti ve vergi durumu girilir. Döviz kullanılıyorsa kur teklif gününe sabitlenir.
3. Malzeme kalemleri Kalemler fiyat listesinden seçilir; panolara ve gruplara ayrılır. Miktar ve iskonto satır üzerinde düzenlenir. Sık kullanılan malzeme grupları hazır set olarak eklenir. Bakır bara kesiti akıma göre hesaplanıp kalem olarak eklenir.
4. İşçilik ve maliyet İşçilik saat ve saatlik ücret olarak girilir. Malzeme, işçilik ve genel gider toplanır; kâr oranları uygulanır ve işin kârlılığı teklif gönderilmeden görülür. Hesabın ayrıntısı maliyet hesaplama sayfasında.
5. Stok karşılama ve tedarik Her kalem için depodan karşılanacak ve satın alınacak miktar ayrılır. Eksik kalemler tedarikçilere bölünerek talep açılır; her talebin fiyatsız Excel ve PDF karşılığı müşteriye değil, tedarikçiye gider.
6. Belge ve gönderim Teklif A4 sayfaları hâlinde önizlenir, PDF olarak indirilir ya da doğrudan e-postayla gönderilir. Müşteriye süreli bir görüntüleme bağlantısı da verilebilir.

Tedarikçi talep formu

Teklif hazırlanırken eksik çıkan kalemler için tedarikçiden fiyat istenir. Talep formunda satış fiyatı bulunmaz: yalnız ürün kodu, açıklama ve miktar yer alır. Tek bir işin malzemesi birden çok firmadan alınabilir; aynı kalemin iki firmaya birden ısmarlanmaması için talebi açılmış kalemler işaretlenmelidir.

Örnek belgeler

Aşağıdaki belgeler çalışan sistemden üretilmiştir; biçimi ve içeriği incelemek için indirebilirsiniz.

• Örnek pano teklifi (PDF) — kapak, malzeme listesi, ticari şartlar ve toplamlar.
• Örnek tedarikçi talep formu (PDF) — fiyatsız, yalnız kod ve miktar.
• Örnek malzeme listesi (Excel) — imalata verilen döküm.

Teklif onaylandıktan sonra

İş kazanıldığında yapılacaklar teklifin devamıdır:

• Anlaşılan tutar kaydedilir. Pazarlıkla değişen bedel teklif tutarından farklıysa, gerçek kâr anlaşılan bedele göre hesaplanır.
• Malzeme stoktan düşer. Çıkış hareketi teklif numarasıyla ilişkilendirilir; iş iptal olursa malzeme iade olarak geri döner.
• Alacak takibe girer. Tahsilat kısmi ödemeler hâlinde işlenir; kalan bakiye ve vade işin kartında görünür.
• Gerçekleşen ile tahmin karşılaştırılır. Harcanan işçilik saati ve fiilî malzeme tüketimi, sonraki tekliflerin doğruluğunu artırır.

Ne kadar sürer

Elle hazırlanan bir pano teklifi, malzeme listesinin çıkarılması ve fiyatların taranmasıyla birkaç saat alabilir. Fiyat listeleri sisteme yüklendikten ve sık kullanılan malzeme grupları set olarak tanımlandıktan sonra aynı iş, kalem seçimi ve oran girişiyle sınırlı kalır. Çalışmanın tamamını tanıtım videosunda ekran üzerinde görebilir, programın yapması gerekenler sayfasından seçim ölçütlerine bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Pano teklifinde neler yazmalı?

Teklif numarası ve tarihi, geçerlilik süresi, iş tanımı, marka ve ürün kodlu malzeme listesi, işçilik, para birimi ve kur tarihi, ödeme şekli, teslim süresi, garanti ve vergi durumu ile fiyata dâhil olmayan kalemler.

Teklif geçerlilik süresi ne kadar olmalı?

Şalt malzemesi fiyatları ve kur değiştiği için süre mutlaka yazılmalıdır. Döviz bazlı listelerde kısa tutmak ya da kuru teklif tarihine sabitleyip belgede belirtmek gerekir.

Tedarikçiye gönderilen formda fiyat olur mu?

Hayır. Talep formunda yalnız ürün kodu, açıklama ve miktar bulunur; satış fiyatı yer almaz.

Teklif onaylanınca stok otomatik düşer mi?

VOLTRA360'ta onaylanan işin malzemesi stoktan düşer ve çıkış hareketi teklif numarasıyla ilişkilendirilir; iş iptal edilirse malzeme iade olarak geri döner.