Teklif Excel'de neden zorlaşır
Küçük iş hacminde Excel yeterlidir. İş sayısı arttıkça aynı dosyanın birkaç kopyası dolaşmaya başlar ve şu sorunlar tekrarlar:
- Fiyat listesi eskir. Üretici yeni liste yayınlar; eski teklifteki satır fiyatı yerinde kalır, yeni teklif eski rakamla hazırlanır.
- İskonto satır satır unutulur. Aynı markanın farklı ürün gruplarında farklı iskonto uygulanır; elle girilen oranlar birbirini tutmaz.
- Kur kayar. Döviz listesinden hazırlanan teklifte kurun hangi güne ait olduğu belgede yazmaz; iş onaylandığında maliyet başka çıkar.
- Kâr sonradan hesaplanır. Teklif gönderildikten sonra yapılan maliyet kontrolü, zararına verilmiş işi geri almaz.
- Stok ve teklif ayrı yerde durur. Depodaki malzemenin işe sayılıp sayılmadığı hatırlamaya kalır.
Bir pano teklif programının yapması gerekenler
Teklif hazırlama yazılımı, aşağıdaki altı başlığı tek veri üzerinde yürütmelidir. Başlıklar ayrı programlara dağılırsa aynı rakam iki yerde iki türlü görünür.
1. Fiyat listesi yönetimi
Üreticiden gelen Excel dosyası olduğu gibi yüklenebilmelidir. Sütun adları her üreticide farklıdır; program ürün kodu, açıklama, fiyat, iskonto ve para birimi sütunlarını tanımalı, çok sayfalı dosyaları ve tekrar eden kodları çözmelidir. Aktarım öncesinde hangi sütunun ne olarak okunduğu gösterilmeli, onay alınmadan kayıt yapılmamalıdır. Liste güncellendiğinde stoktaki fiyatlara etkisi önce önizlenmelidir.
2. Teklif kalemleri ve gruplama
Malzemeler panolara ve gruplara ayrılabilmeli, miktar ve iskonto satır üzerinde düzenlenebilmelidir. Sık tekrar eden malzeme grupları (dağıtım panosu, kompanzasyon, sayaç bölmesi) bir kez tanımlanıp sonraki tekliflerde hazır eklenebilmelidir. Bir setin sonradan değiştirilmesi, daha önce verilmiş teklifleri değiştirmemelidir.
3. Maliyet ve kâr
Malzeme, işçilik ve genel gider ayrı ayrı toplanmalı; şalt malzemesi, pano ve işçilik için ayrı kâr oranları ile bunların üstüne dip yekün oranı uygulanabilmelidir. İşin kârlı olup olmadığı teklif gönderilmeden önce görülmelidir. Ayrıntı için elektrik panosu maliyet hesaplama sayfasına bakın.
4. Stok ve tedarik
Her kalem için depodan ne kadarının karşılandığı, ne kadarının satın alınacağı hesaplanmalıdır. Eksik kalemler tek firmadan alınmak zorunda değildir: kalemler ya da bir markanın tamamı seçilip ilgili tedarikçiye talep açılabilmeli, talebi açılan kalem bir daha seçilememelidir — aynı malzeme iki firmaya ısmarlanmamalıdır. Her talebin fiyatsız Excel ve PDF karşılığı olmalıdır.
5. Belge ve gönderim
Teklif, inen PDF ile birebir aynı A4 sayfaları hâlinde önizlenmelidir: sayfa bölünmeleri, ikinci sayfadan itibaren tekrar eden kolon başlıkları, sayfa numaraları. PDF içindeki yazılar seçilebilir ve aranabilir olmalıdır. Belge doğrudan e-postayla gönderilebilmeli ya da müşteriye süreli bir görüntüleme bağlantısı çıkarılabilmelidir; paylaşılan sayfa arama motorlarına kapalı olmalıdır.
6. Onay, stok düşümü ve tahsilat
İş kazanıldığında anlaşılan tutar girilmeli, gerçek kâr bu tutara göre hesaplanmalıdır. Onaylanan işin malzemesi stoktan düşmeli, alacak müşteri kartına işlenmelidir. Tahsilat kısmi ödemeler hâlinde işlenebilmeli; kâr anlaşılan bedele, nakit akışı tahsil edilene göre ayrı ayrı izlenmelidir.
Excel ile karşılaştırma
| Konu | Excel tablosu | Teklif programı |
|---|---|---|
| Fiyat kaynağı | Dosyadan dosyaya kopyalanır | Tek liste; teklif ve stok aynı fiyatı kullanır |
| Liste güncelleme | Eski teklifler elle taranır | Yeni liste yüklenir, etkisi önce önizlenir |
| Kur | Dosyanın açıldığı günün kuru | Teklifin oluşturulduğu güne sabitlenir |
| Kâr | Teklif sonrası kontrol edilir | Hazırlarken anında görünür |
| Stok | Ayrı dosyada tutulur | Onayda otomatik düşer, hareket kaydı kalır |
| Tahsilat | Ayrı tabloda izlenir | İşin kartında bakiye ve vade görünür |
| Ekip çalışması | Dosyanın birden çok kopyası | Aynı veri, kullanıcı bazında yetki |
Seçerken sorulacak sorular
- Kendi fiyat listemi olduğu gibi yükleyebiliyor muyum? Dosyayı programa göre yeniden düzenlemek gerekiyorsa, her liste güncellemesinde aynı emek tekrar eder.
- Teklif belgesi ekranda göründüğü gibi mi iniyor? Önizleme ile PDF arasındaki fark, müşteriye giden belgede ortaya çıkar.
- Kâr hesabı teklif hazırlanırken mi görünüyor? Sonradan görülen kâr, kararı değiştirmez.
- Stok, teklif onayıyla kendiliğinden düşüyor mu? Elle düşülen stok, birkaç iş sonra tutmaz.
- Veri nerede duruyor, yedeği alınıyor mu? Silinen kayıtların arşive taşınıp taşınmadığını sorun.
- Kaç kullanıcı çalışabiliyor ve kim neyi görüyor? Fiyat ve kâr bilgisinin her çalışana açık olması gerekmez.
VOLTRA360 bu işi nasıl yapıyor
VOLTRA360, yukarıdaki altı başlığı tek sistemde yürütür: Excel fiyat listesi aktarımı, ürün setleri, altı adımlı teklif akışı, maliyet ve kârlılık ekranı, stok karşılama ve çoklu tedarikçi talebi, A4 önizlemeli PDF, paylaşım bağlantısı, onay sonrası stok düşümü ve tahsilat takibi. Çalışma sırası pano teklifi nasıl hazırlanır sayfasında adım adım anlatılıyor; tanıtım videosunda aynı akış ekran üzerinde gösteriliyor.
Sık sorulan sorular
Pano teklif hazırlama programı ne işe yarar?
Üretici fiyat listelerini tek yerde toplar, teklif kalemlerini bu listelerden kurar, malzeme ve işçilik maliyetiyle kârı teklif hazırlanırken hesaplar, kurumsal PDF belgesini üretir ve iş onaylandığında stok düşümü ile tahsilat takibini yürütür.
Excel yerine neden ayrı bir program gerekir?
Excel tek dosyada doğru çalışır. İş sayısı arttıkça fiyat listesi, teklif, stok ve tahsilat ayrı dosyalara dağılır; aynı ürün için iki farklı fiyat ve teklif sonrası fark eden zarar buradan çıkar.
Programı kullanmak için kurulum gerekir mi?
VOLTRA360 tarayıcıdan çalışır; bilgisayara kurulum yapılmaz. Aynı hesapla farklı bilgisayardan aynı veriye erişilir.
Kendi fiyat listemi kullanabilir miyim?
Evet. Üreticiden gelen Excel dosyası olduğu gibi yüklenir; sütunlar tanınır ve aktarmadan önce hangi sütunun ne olarak okunduğu onayınıza sunulur.